Выбор площадки для мероприятия: на какие факторы обращать внимание

Бизнес компаний предполагает не только рабочий процесс, но встречи по обмену опытом, проведению тематических или праздничных мероприятий, организацию совещаний, симпозиумов и других массовых собраний.

Для этих целей можно подобрать многофункциональное пространство для конференций на thegreathallyakimanka.com.

Правила и особенности

При подборе необходимой площадки нужно учитывать следующие факторы:

• количество посетителей;
• время и сроки проведения;т

Также нужно учитывать возможности размещения запланированного количества участников. Арендуя зал определенной площади нужно иметь ввиду, как будет организовано рабочее пространство. Это может быть место для докладчика и ряды стульев, где будут сидеть слушатели. Для варианта, который потребует места для записей, размещения планшета, ноутбука, уже необходимо выделять больше квадратных метров.

Рабочее место за столом увеличит потребности в свободных площадях не менее в чем два раза. Но при этом нужно учесть, что избыток свободного пространства будет давить, рассеивать внимание участников конференции и новогоднего корпоратива. Люди в такой ситуации начинают теряться.

Время проведения, количество дней, необходимое для аренды учитывается в плане бюджета, возможности получить скидки. Чем длительнее сроки, тем можно сделать более дешевой оплату каждого дня.

Деловое, научное мероприятие предполагает один тип организации пространства, праздничный другой. Для первого нужна общая площадка, которая дополняется несколькими изолированными, если предполагается проведение групп, секций. При этом общее помещение может зонироваться просто: место докладчика и остальных участников.

Для праздничных мероприятий понадобиться места для еды и напитков, конкурсов и аттракционов, танцев. Также обычно делят столы на несколько частей. В результате пространства нужно больше.

Способы и этапы

Главное вовремя выбрать и зарезервировать. Обычный срок начала поиска и договоренностей – за 6 месяцев до начала мероприятий. Если речь идет о собраниях общих по срокам для всех, типа празднования Нового года, то начинать нужно за 8-9 месяцев. Для значительных событий, типа собрания акционеров, международных мероприятий, площадка заказывается за год, подписывается договор и оговариваются все детали, чтобы мероприятие гарантированно состоялось.

Если бронирование происходит впервые, то обязательно самостоятельно изучить все детали площадки, включая подъезды, возможности парковки, наличие инфраструктуры, коммуникаций.